Getting Things Done (GTD) - Giúp bạn hoàn thành hiệu quả mọi việc

Thảo luận trong 'Tin tức công nghệ khác' bắt đầu bởi vnbb, 15/10/12.

Chia sẻ trang này

  1. vnbb Super Moderator
    BB Model:
    Passport

    Tham gia:
    5/1/11
    Số bài viết:
    19.577
    Được thích:
    18.766
    [​IMG]

    Bài viết này sẽ giới thiệu về phương pháp Getting Things Done (GTD). Bạn nào đã/đang sử dụng GTD, xin vui lòng bỏ qua, hoặc thêm những lời góp ý, chia sẻ hữu ích…

    Getting Things Done là phương pháp – nghệ thuật – quản lý hành động/công việc/nhiệm vụ… được sáng tạo bởi David Allen, và được mô tả chi tiết trong cuốn sách nổi tiếng cùng tên, xuất bản từ năm 2001. Ông đã phát minh ra hệ thống quản lý công việc đơn giản, chủ động, năng suất, hiệu quả, chi tiết, và sơ đồ hoá để dễ dàng ứng dụng thực hiện GTD trong dòng công việc hàng ngày. Nếu chưa từng nghe qua, thì với google chẳng hạn, không khó để bạn có câu trả lời: GTD là gì? Tôi cũng chưa tìm được từ nào trong tiếng Việt đủ ngắn gọn hơn để diễn tả đúng GTD, nhưng cách đây vài năm, đã có một bản dịch cuốn sách, xuất bản ở Việt Nam, dịch là: OK mọi việc, và còn một phiên bản với tên khác là: Hoàn thành mọi việc không hề khó – tôi đều mới chỉ đọc qua, và không có ý định giới thiệu chi tiết sách trong bài này. Nhưng nếu bạn mới bắt đầu thì cũng nên tìm đọc một cuốn để hiểu một cách hệ thống và đầy đủ. Dựa trên kinh nghiệm cá nhân của mình, tôi diễn giải một cách nôm na, thì GTD dựa trên nguyên tắc là:
    1. Thay vì bạn luôn phải ghi nhớ mọi thứ/mọi việc phải làm trong đầu và nhiều lúc rối tung lên;
    2. Giờ đây, bạn nên giải phóng trí não bằng cách chủ động di chuyển/viết chúng ra (giấy/phần mềm ứng dụng) theo một cách thức mới, lưu trữ khoa học và hiệu quả;
    3. Và bạn có thể hoàn toàn tập trung và giải phóng khả năng tiềm tàng của mình vào việc thực hiện thành công những nhiệm vụ/công việc đó.
    Bài viết này dành cho những bạn chưa biết đến GTD, nhưng chắc chắn, trước đó, các bạn đã dùng những cách thức nào đó để quản lý công việc, dự án của mình. Có thể lúc đầu tiếp cận, bạn chưa nhận thấy sự khác biệt rõ ràng giữa GTD so với nhiều phương pháp truyền thống như ghi thời khoá biểu, quản lý task/công việc theo thời gian với những gạch đầu dòng… và nếu bạn đánh giá thấp nó thì bạn có thể sẽ bỏ qua một phương pháp cực hay, được sáng tạo từ trong những áp lực của xã hội công nghiệp. GTD và MindMap có thể là song kiếm hợp bích giúp bạn giải quyết mọi việc dễ dàng, dù bạn luôn là người quá bận rộn. Tôi chỉ giới thiệu một cách ứng dụng nhỏ thôi, bổ trợ cho việc bạn sẽ tìm hiểu qua các kênh khác, như sau:

    1. Bạn có hàng núi công việc cần làm. Với một đầu vào hỗn độn hoặc ngẫu nhiên, bạn đứng trước những khó khăn để xác định đâu là công việc ưu tiên. Và đôi khi, quá nhiều ưu tiên cũng là không có ưu tiên nào cả.
    2. Bạn hãy lựa chọn, hoặc viết ra giấy/sổ tay theo phương pháp GTD, hoặc ứng dụng các phần mềm trên máy tính, điện thoại – đa số đều dễ dàng và hứng thú, đó là: chia thành các nhóm theo: (a) Context (đừng quá băn khoăn việc dịch nghĩa là gì – tôi quan niệm đó là: môi trường/lĩnh vực/ngữ cảnh/phạm vi… hay đơn giản là Context) hoặc (b) Project (dự án/công trình/đề án/kế hoạch cụ thể mà bạn đang thực hiện); Hãy liên tục bổ sung Context/Project mới hay loại bỏ C/P cũ nếu muốn.
    3. Trước mỗi nhiệm vụ/công việc XYZ hàng ngày cần giải quyết, hãy:
      • Xem XYZ có cần thực hiện không; hay chỉ là việc của một thời điểm nào đó (Someday/Maybe); hoặc có thể ném luôn vào thùng rác; Việc nào có thể làm trong vòng 2 phút – hãy làm ngay.
      • Xác định XYZ thuộc Context nào? (ví dụ: Cơ quan, Gia đình, Bạn bè, Email/chat, Điện thoại…) XYZ thuộc Project nào (ví dụ: Dự án A, Thi bằng lái xe, Hẹn hò ngày thứ bảy…)? Ít nhất, hãy xếp được vào một nhóm cụ thể. Như thế, bạn luôn có một cách diễn đạt rõ ràng về mọi việc: Công việc cụ thể là gì? Thuộc phạm vi/lĩnh vực nào? Nằm trong dự án/kế hoạch nào?
    4. Bạn hãy luôn đặt câu hỏi: Công việc/hành động tiếp theo là gì? Trả lời tốt câu hỏi này, bạn sẽ có hướng giải quyết cụ thể, kết hợp việc phân loại nội dung công việc, lên kế hoạch thời gian, xác định mức độ ưu tiên, thứ tự quan trọng và chọn người thực hiện chúng – có thể là chính bạn, hoặc uỷ quyền cho người thích hợp…
    5. Hãy nhớ là bạn lên kế hoạch hành động cho không chỉ một ngày, một tuần mà có thể áp dụng cho những kế hoạch trung/dài hạn. Nhưng luôn cần có sự kiểm tra và điều chỉnh thích hợp. Có những việc trước đây không quan trọng thì nay lại trở thành ưu tiên và ngược lại…
    [​IMG]
    Vì chỉ nhằm giới thiệu một cách ứng dụng nhỏ từ GTD, nên đến đây bạn có thể áp dụng các bước trên được rồi. Lưu ý quan trọng là: Bạn cần nắm chắc phương pháp để đặt câu hỏi: Công việc/hành động tiếp theo là gì? nhằm tìm câu trả lời hợp lý nhất. Ví dụ đơn giản: Tôi có một Context là Website. Xác định Project là BBVietnam.com. Tôi dự định sẽ viết một bài mới. Có rất nhiều vấn đề và chuyên mục cần viết. Tôi cũng muốn viết về GTD, sau bài giới thiệu về MindMap. Vậy next action là gì? Câu trả lời của tôi là: Viết bài giới thiệu GTD trên BBVietnam.com! Đến đây, nếu cần thiết, tôi sẽ xác định thêm mức độ ưu tiên, đặt thời gian biểu, thậm chí, tôi có thể coi nó như là một Project riêng để xác định thêm các next action con nữa, như tìm tài liệu tham khảo…

    Thêm một lưu ý nữa là, để giải phóng bộ nhớ trí não, tập trung suy nghĩ cách thức giải quyết công việc, GTD giúp bạn bằng cách: nếu bạn đang ngồi ở cơ quan, bạn chỉ cần quan tâm đến một số Context như: Cơ quan; Email… hoặc quan tâm đến Project như Dự án A, Báo cáo công tác tháng… chẳng hạn. Nếu bạn đang ở nhà, bạn sẽ duyệt các Context khác như: Gia đình, Sức khoẻ, Chăm sóc con cái… chẳng hạn. Bạn cũng có thể duyệt theo các Project theo cách tương tự. Như thế, bạn sẽ không còn có cảm giác rối tung lên vì không biết lúc nào thì cần làm việc gì nữa.

    Trong một bài viết ngắn, khó có thể diễn đạt được hết và đúng nhất về GTD. Bên cạnh đó, nhiều lúc, với quá nhiều các phần mềm ứng dụng quản lý thời gian, dòng công việc, bạn cũng khó phân biệt sự khác nhau giữa các phương pháp, mà GTD chỉ là một. Tuy nhiên, trên nhiều diễn đàn, nhiều người đã học tập và sử dụng phương pháp GTD đều chia sẻ những thành công to lớn mà họ đạt được, khi GTD giúp họ giải phóng năng lượng của bản thân để làm việc hiệu quả. Ngay cả việc quản lý một thư điện tử của bạn, GTD cũng ứng dụng thật hay… Nếu những gì viết ở trên không giúp bạn hiểu GTD, nếu bạn chưa có thời gian để đọc sách về GTD hay tham gia những lớp học GTD, google có thể giúp bạn :D

    Tham khảo: KhoaHocPhapLy
    Anh em có thể trải nghiệm 2 phần mềm sau, rất tuyệt :-bd
     
    Tags:
  2. blocknick9x

    blocknick9x Member

    Tham gia:
    26/3/11
    Bài viết:
    126
    Được thích:
    2
    nhu cầu của riêng mình thì dùng Calendar mặc định của Rim là quá đủ :D
    Task cũng không xài tới, Viagra thì càng không ..................
     
  3. vnbb

    vnbb Super Moderator

    Tham gia:
    5/1/11
    Bài viết:
    19.577
    Được thích:
    18.766
    BB Model:
    Passport
    @blocknick9x: Nếu như công việc không nhiều thì Task và Calendar cũng khá ổn. Nhưng khi bạn có nhiều việc phải làm cùng lúc, chạy 2 - 3 cái dự án ở Công ty, ở nhà vợ giao cho 4 - 5 việc, bạn bè nhờ vả vài ba việc nữa ... Khi đó, Task/Calendar sẽ không đáp ứng, thậm chí còn làm bạn rối tung lên với đám hỗn độn đó.

    Với những phần mềm hỗ trợ GTD như Viira, bạn sẽ sắp xếp theo từng Context, khi đến Công ty, chỉ quan tâm đến các công việc trong Context "Work", khi về nhà chỉ quân tâm đến Context "Home" ... chẳng hạn. Nó sẽ clear hơn và giúp bạn xử lý hiệu quả, hợp lý hơn.

    Vì vậy, không phải vô lý mà Viira nó bán với giá 29.99$ mà vẫn rất nhiều người mua ;;)
     
  4. maiyeunguoidhkc

    maiyeunguoidhkc Well-Known Member

    Tham gia:
    28/1/11
    Bài viết:
    1.058
    Được thích:
    154
    BB Model:
    8700G - 9000R - Z10
    Bài viết này xuất hiện vào những ngày đầu 4rum mới phải
    Nhu cầu học tập đối với e Mindberry là đủ

    [ Posted by Mobile Device ] [​IMG]
     
  5. hoangdieu

    hoangdieu Member

    Tham gia:
    8/1/12
    Bài viết:
    138
    Được thích:
    6
    BB Model:
    Z10 PlayBook 9700
    Hay ghê, em vừa có TKB năm học mới :"> :"> :-*
     
  6. hank

    hank Active Member

    Tham gia:
    30/5/12
    Bài viết:
    215
    Được thích:
    47
    Trước cư tưởng Get thing done chỉ là 1 thuật ngữ thôi hoá ra nó là cả 1 môn khoa hoc
     
  7. guntx

    guntx MC Phan Anh

    Tham gia:
    23/1/11
    Bài viết:
    2.750
    Được thích:
    753
    BB Model:
    8820 AT-T
    em chưa có công việc đủ nhiều để phải bận rộn,
     
  8. ahxdtngh

    ahxdtngh Member

    Tham gia:
    5/2/11
    Bài viết:
    196
    Được thích:
    11
    Hem hiểu cái này lắm :|
     
  9. bbvnNews

    bbvnNews Well-Known Member

    Tham gia:
    18/8/11
    Bài viết:
    3.030
    Được thích:
    12.805
    BB Model:
    9900
    Nếu đọc bài này bác vẫn chưa hiểu thì nên tìm mua một bản dịch của cuốn Getting Things Done này đọc cho hệ thống :D
     
  10. vanlth1313

    vanlth1313 New Member

    Tham gia:
    16/10/12
    Bài viết:
    74
    Được thích:
    0
    Like "task"
     
  11. latipr

    latipr New Member

    Tham gia:
    12/10/12
    Bài viết:
    7
    Được thích:
    0
    nói chung get thing done càng thêm chứng tỏ BB là điện thoại số 1 cho giải quyết công việc
     
  12. johnkeynes

    johnkeynes Member

    Tham gia:
    25/7/12
    Bài viết:
    181
    Được thích:
    7
    BB Model:
    bold 9700
    mình đang dùng thử, đúng là khi có nhiều công việc phải làm thì phần mềm này giúp ích rất nhiều,sắp xếp công việc khoa học hơn, đỡ rối hơn task.
    có điều,không chức năng nhắc lại vào lúc khác khi không thể thực hiện được do có công việc đột xuất( có lẽ có mà mình chưa thấy :D )
     
  13. Cak3u0t

    Cak3u0t Active Member

    Tham gia:
    11/5/11
    Bài viết:
    643
    Được thích:
    39
    BB Model:
    7290 - 8707g - 9930v
    Có ai dùng thằng slicktask với viira chưa
    So sánh 2 thằng xem sao

    Mình thì quen dùng slicktasks rồi, nó đơn giản nhưng đầy đủ cho nhu cầu

    Ai xài 2 thằng thì so sánh giùm mình với

    [ Posted by Mobile Device ] [​IMG]
     
  14. 330Ci

    330Ci Member

    Tham gia:
    24/2/11
    Bài viết:
    129
    Được thích:
    2
    Mình đã dùng cả 2 đây, nói đơn giản là viagra thiết kế cực khoa học, tốt nhất trong thể loại GTD, slicktask không thể bì được. Bác cứ dùng trải nghiệm viagra 2 tuần là thấy hàng nó chất lượng hơn nhiều.

    [ Posted by Mobile Device ] [​IMG]
     
  15. Cak3u0t

    Cak3u0t Active Member

    Tham gia:
    11/5/11
    Bài viết:
    643
    Được thích:
    39
    BB Model:
    7290 - 8707g - 9930v
    @330Ci : nói rõ hơn cho mình biết nó tốt hơn trong trường hợp nào ko

    [ Posted by Mobile Device ] [​IMG]
     
  16. namaccguitar

    namaccguitar Active Member

    Tham gia:
    30/11/11
    Bài viết:
    453
    Được thích:
    40
    BB Model:
    9000+8700+PB
    Trước mình cũng xài viira nhưng không nắm được GTD nên xài slicktask đơn giản nên chức năng không bằng viira được.

    Do công việc mình không quá phức tạp nhưng cũng muốn học hỏi GTD để giải phóng bộ nhớ.

    Anh @vnbb hôm bữa cài Con ku, í lộn Conqu cho playbook, tìm hiểu vài lần mà cũng chưa biết cách áp dụng GTD , nên mới remove, sau đó lên appworld, tìm hiểu tiếp phần mềm khác, nhưng cuối cùng thấy đánh giá conqu tuyệt, nên search GTD thì thấy bài này, lát cài Conqu tìm hiểu tiếp.

    [ Posted by Mobile Device ] [​IMG]
     
  17. abiday

    abiday New Member

    Tham gia:
    19/4/11
    Bài viết:
    10
    Được thích:
    0
    Rất hay và hữu ích. Mình cũng đang sử dụng.
     
  18. namaccguitar

    namaccguitar Active Member

    Tham gia:
    30/11/11
    Bài viết:
    453
    Được thích:
    40
    BB Model:
    9000+8700+PB
    Anh em muốn tìm hiểu GTD thì tải sách bản Tiếng Anh này về đọc Tải về :-bd

    hiện tại bản tiếng việt chưa tìm được ebook, mà nghe đồn dịch khó hiểu :( , giá sách khoảng 73,000 đồng tựa là OK mọi việc, hay hoàn thành mọi việc...)
     
  19. soloshevcento

    soloshevcento Member

    Tham gia:
    7/6/12
    Bài viết:
    95
    Được thích:
    40
    Mình đang học dùng GTD bằng Evernote, bước đầu thấy khá tốt.
     
  20. vnbb

    vnbb Super Moderator

    Tham gia:
    5/1/11
    Bài viết:
    19.577
    Được thích:
    18.766
    BB Model:
    Passport
Đang tải...